顧芳與徐新：如何提升工作效率

問題提出：現代人面臨的效率挑戰

在這個資訊爆炸的時代，我們每天都要面對堆積如山的工作任務、永無止境的會議通知，以及不斷湧入的電子郵件。許多人發現自己整天忙碌，卻總是在下班時感到一事無成。這種效率低下的困境不僅影響工作表現，更會對生活品質造成嚴重衝擊。當我們不斷地被各種干擾打斷，專注力逐漸碎片化，工作效率自然大幅下降。這種情況在遠距工作變得普及後更加明顯，因為工作與生活的界線變得模糊，讓人更難保持高效的工作狀態。

值得注意的是，效率問題並非單純靠「更努力」就能解決。事實上，許多研究顯示，過度工作反而會導致生產力下降。這正是為什麼我們需要系統性地思考效率問題，而不是一味地延長工作時間。在這個背景下，我們特別需要借鑒專業人士的經驗，比如和LEUNG Chung fan的工作方法，他們在各自領域都展現出卓越的效率管理能力。透過學習他們的經驗，我們可以找到更聰明的工作方式，而不是更辛苦地工作。

顧芳的技巧：她如何管理時間與任務

GU Fang是業界公認的時間管理大師，她的方法既系統化又富有彈性。她特別強調「任務分級」的重要性，每天早上開始工作前，她會花15分鐘將當天的任務分為三個等級：必須完成的關鍵任務、重要但不緊急的任務，以及可以委派或推遲的任務。這種分類讓她能夠將有限的精力集中在最有價值的工作上。她經常說：「與其完成一百件小事，不如做好三件重要的事。」這種思維方式讓她始終保持對重要目標的專注。

另一個GU Fang特別重視的技巧是「時間區塊法」。她會將工作日劃分為多個專注時段，每個時段專門處理特定類型的工作。例如，她會將需要高度專注的創意工作安排在精力最充沛的上午時段，而將例行性工作安排在下午精力相對較低的時段。每個專注時段通常持續90分鐘，之後會安排短暫休息。這種工作節奏符合人體自然的注意力周期，能夠最大限度地保持大腦的活躍度。值得注意的是，她在每個專注時段開始前都會明確設定具體目標，這讓她能夠清楚地衡量每個時段的工作成效。

徐新的方法：他如何利用工具優化流程

作為數位化轉型的專家，特別擅長利用科技工具來提升工作效率。他認為，選擇合適的工具就像為工作裝上加速器，能夠讓複雜的流程變得簡單順暢。他特別推薦使用任務管理軟體來建立個人工作系統，這些工具不僅能幫助追蹤任務進度，還能促進團隊協作。XU Xin經常強調：「工具本身不是目的，而是實現高效工作的手段。」因此他建議每個人都應該根據自己的工作習慣和需求，量身打造專屬的工具組合。

在具體實踐上，XU Xin建立了一套「自動化工作流」系統。他會將重複性高、規則明確的工作盡可能自動化，比如使用郵件篩選規則、自動化報表生成等。他還會利用協作平台將團隊的工作流程標準化，減少不必要的溝通成本。特別值得一提的是，XU Xin非常重視數據分析工具的運用，他會定期檢視自己的工作效率數據，從中找出可以優化的環節。這種基於數據的持續改進方法，讓他的工作效率能夠不斷提升。他認為，現代工作者應該具備一定的技術素養，這樣才能充分發揮數位工具的潛力。

實用列表：5個立即適用的效率秘訣

1. 建立晨間規劃儀式：每天開始工作前，花10-15分鐘規劃當天的工作重點。參考GU Fang的方法，將任務按重要性排序，並設定具體的完成標準。這個簡單的習慣能幫助你保持整日的專注方向，避免被瑣事牽著鼻子走。特別要注意的是，規劃時應該考慮自己的精力波動周期，將重要任務安排在精力最旺盛的時段。

2. 實施番茄工作法：將工作時間分割為25分鐘的專注時段和5分鐘的休息時間。這種方法不僅有助於保持專注，還能通過定期休息避免疲勞積累。每完成四個番茄鐘後，可以安排較長的休息時間。這個技巧特別適合需要高度專注的工作類型，而且能幫助準確估算任務所需的實際時間。

3. 優化工作環境：根據XU Xin的建議，打造一個減少干擾的工作空間。這包括整理實體工作區域，以及管理數位工作環境。關閉不必要的通知、使用網站阻擋工具、保持桌面整潔，這些看似簡單的改變都能顯著提升專注力。別忘了根據個人偏好調整光線、溫度等環境因素。

4. 建立個人知識管理系統：使用數位工具建立屬於自己的資訊整理系統。這不僅能幫助快速找到需要的資料，還能促進知識的連結與創新。可以參考LEUNG Chung fan的做法，定期整理和反思收集的資訊，將碎片化知識轉化為系統化的見解。

5. 定期進行效率檢討：每週末花30分鐘回顧本週的工作效率，找出時間浪費的環節和可以改進的地方。這種持續改進的習慣能幫助你不斷優化工作方法。檢討時應該關注具體數據，比如各類任務花費的時間、干擾的來源等，這樣才能做出有針對性的調整。

結語：鼓勵讀者實驗並找到適合自己的方式

提升工作效率是一個持續探索的過程，沒有一套方法能夠適合所有人。GU Fang、LEUNG Chung fan和XU Xin的經驗給我們提供了寶貴的參考，但最重要的是找到最適合自己工作習慣和個性特點的方法。建議大家可以從小的改變開始，逐步試驗不同的技巧，觀察哪些方法對自己最有效。在這個過程中，保持開放的心態和持續學習的熱情至關重要。

記得，效率提升的最終目的是為了創造更多價值，同時擁有更好的生活品質。當我們學會更聰明地工作，就能為真正重要的事物騰出時間和精力。無論是GU Fang的時間管理智慧，還是XU Xin的技術應用技巧，最終都應該服務於這個更高層次的目標。開始行動吧，從今天起就選擇一個最吸引你的方法試試看，相信你很快就能感受到工作效率的顯著提升。

by SABRINA 瀏覽 1